Organisationshandbuch und Schriftlich fixierte Ordnung

 

Die BIC Cloud BPM Suite trägt aktiv zur Einhaltung von Compliance-Maßgaben und zur Corporate Governance bei. Auf Basis der in BIC Cloud definierten Prozesse und Strukturen lassen sich Organisationshandbücher einfach erstellen. Mit diesen Regelwerken stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen konsequent gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien entspricht.

 

 

Organisationshandbuch

Werden Sie der Komplexität eines Organisationshandbuchs gerecht

Die Struktur eines Unternehmens bestimmt nicht nur dessen Produktivität, sondern auch dessen Compliance mit rechtlichen Vorschriften und internen Regeln. In einem Organisationshandbuch (OHB) – zum Beispiel der Schriftlich fixierten Ordnung (SfO) von Finanzinstituten - legen Unternehmen ihre Aufbauorganisation (Strukturen),  Ablauforganisation (Prozesse) und eigene Richtlinien fest. Durch striktere Bestimmungen, z. B. im Qualitätsmanagement, steigen die Anforderungen an Art, Umfang und Aktualität des Organisationshandbuchs. Diese Vielzahl an Aufgaben ist durch manuelle Tätigkeiten mit Unterstützung der gängigen MS Office Tools nicht effektiv umsetzbar.

 

 

Digitalisieren Sie Ihr Organisationshandbuch mit BIC Cloud

 

  • Aufbau und Pflege der Inhalte des Organisationshandbuchs
  • Dokumentation von Geschäftsprozessen, Risiken und Kontrollen
  • Mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse zur revisionssicheren Veröffentlichung der Geschäftsprozesse und Dokumente
  • Verwaltung organisationsübergreifender Informationen und Publikation relevanter OHB-Inhalte
  • Reporting an verschiedene Stakeholder
  • Zielgruppenspezifische Aufbereitung für Anwender
  • Etablierung von entsprechenden Überwachungs- und Monitoring-Prozessen
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) über integrierte Kollaborationsmöglichkeiten

 

 

 

Organisationshandbuch 2

 

Erstellen Sie es auf dynamische Weise und reduzieren Sie den Pflegeaufwand

Dank der BPM-Suite BIC Cloud kann Ihr OHB schnell, sicher und kosteneffizient neu konzeptioniert bzw. überarbeitet werden. BIC ermöglicht die Zuweisung von Dokumenten (z. B. in Office-Formaten) zu den Geschäftsprozessen. Diese Verknüpfung fördert die dynamische Anpassung des OHBs und reduziert den manuellen Pflegeaufwand enorm. Versions- und Archivierungsvorgaben werden stets eingehalten und die Veröffentlichung der Inhalte an die Mitarbeiter erfolgt schnell und einfach über das attraktive  Prozessportal.

 

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Verankern Sie das OHB im Internen Kontrollsystem (IKS)


Das Organisationshandbuch gilt als integraler Bestandteil des IKS und stellt den ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb nach § 25a KWG sicher. Es wird nicht nur vom Gesetzgeber vorgeschrieben, sondern dient auch als Grundlage für die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen. Es ist unverzichtbar für Audits, die beispielsweise von  der Bundesbank, der BaFin und Wirtschaftsprüfern durchgeführt werden. Ein in BIC Cloud integriertes OHB liefert auf Knopfdruck die transparente Darstellung aller relevanten Informationen für ein auskunftsfähiges Audit-Management. So bauen Sie mit BIC Cloud ein funktionierendes Internes Kontrollsystem auf.

 

Erfahren Sie mehr über ein Internes Kontrollsystem auf der Basis von BIC Cloud.

internes kontrollsystem regelkreis

 

 

 

Nutzen Sie die Vorteile eines prozessbasierten
Organisationshandbuchs in BIC Cloud

 

 

organisationshandbuch aufbau

 

 

Managen Sie die Dokumente mit BIC Cloud

 

In BIC Cloud bilden Sie das Organisationshandbuch oder Ihre SfO prozessorientiert ab. Dokumente können in BIC Cloud verankert und sogar in Prozesse integriert werden - so sind sie am jeweiligen Prozessschritt aufrufbar. Über die Dokumentensicht im Prozess können Sie wichtige Anlagen im Diagramm prüfen und – wenn sie im System hinterlegt sind – per Klick öffnen. Im Katalog verwalten Sie alle Dokumente zentral und übersichtlich. Die Highlights des Dokumentenmanagements mit BIC Cloud sind:

 

  • Vollständige Dokumentenmanagement-Integration
  • Volltextsuche nach Dokumenten
  • Dokumentenlenkungs-Workflow
  • Revisionssicherheit
  • automatische Benachrichtigungen an alle Mitarbeiter über Verteiler

 

Erfahren Sie mehr zum Dokumentenmanagement mit BIC Cloud Design. 

 

 

Schriftlich fixierte Ordnung - das Organisationshanbuch für Finanzinstitute

 

 

schriftlich fixierte ordnung - finanzinstitute

Die Bankaufsicht schreibt das Führen eines Organisationshandbuchs in Form einer Schriftlich fixierten Ordnung (SfO) vor. BIC Cloud unterstützt als integriertes Managementsystem nachhaltig die SfO im Sinne der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk). Mit der Erstellung prozessbasierter Organisationshandbücher geht es sogar weit darüber hinaus. Die Software stellt ein Dokumenten-Management-System zur Verfügung, aus dem heraus Sie auf komfortable Weise die Dokumentation der SfO gestalten und das Handbuch automatisch generieren. Zur Nachverfolgung wird jede Änderung dokumentiert und versioniert.

 

 

Der Begriff Schriftlich fixierte Ordnung steht als Klammerbegriff für das Anweisungswesen und beinhaltet laut AT 5 MaRisk mindestens die folgenden Regelungen:

 

  • Aufbau- und Ablauforganisation sowie Aufgabenzuweisung Kompetenzordnung und Verantwortlichkeiten
  • Ausgestaltung der Risikosteuerungs- und Controllingprozesse Verfahren, Methoden und Prozesse der Aggregation von Risikodaten (bei systemrelevanten Instituten)
  • Interne Revision
  • Gewährleistung der Einhaltung rechtlicher Regelungen und Vorgaben (z. B. Datenschutz, Compliance)
  • Verfahrensweise bei wesentlichen Auslagerungen
  • Verhaltenskodex für die Mitarbeiter

 

 

schriftlich fixierte ordnung

Setzen Sie Kontrollmaßnahmen der SfO in BIC Cloud GRC um

Die Schriftlich fixierte Ordnung beinhaltet Risikodefinitionen für das Unternehmen sowie Verfahrensanweisungen für die Risikosteuerung und Kontrollmaßnahmen. Mit BIC Cloud GRC setzen Sie die in der SfO bestimmten Maßnahmen als vordefinierte Workflows um. Die standardisierte Qualitätssicherung ist Grundlage für bessere strategische Entscheidungen. Als Teil der BPM-Suite BIC Cloud ist das Tool solide Basis für ein integriertes Managementsystem.

 

Erfahren Sie mehr über BIC Cloud GRC

 

 

 

Stellen Sie mit Hilfe unserer Beratungsleistungen Ihre Schriftlich fixierte Ordnung optimal auf

 

Vertrauen Sie bei der Erstellung Ihres Organisationshandbuches
auf unsere umfassenden Beratungsleistungen:

 

  • Gemeinsame Bestandsaufnahme unter Einbindung von Best-Practice Ansätzen
  • Projektplanung und Definition zur phasenweisen Umsetzung definierter Maßnahmen
  • Unterstützung im laufenden Betrieb
  • Übergreifende Zusammenarbeit mit dem Organisations- und dem fachlichen Bereich
  • Ableitung revisionsrelevanter Maßnahmen und Kontrolle deren Umsetzung, um kontinuierliche Revisionssicherheit zu erreichen

 

 

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