Integriertes Dokumentenmanagement 

Vereinen Sie die Vorzüge eines DMS mit den Vorteilen einer professionellen BPM Software.

 

Prozessmanagement ist eng verknüpft mit einer Vielzahl an gelenkten Dokumenten. Im Vergleich zu Dokumenten des operativen Geschäfts sind die Vorgaben bzw. Regularien für Dokumente - gerade im Qualitätsmanagement und Compliance Management - deutlich höher. Stellen Sie sicher, dass jederzeit mit gültigen Dokumenten gearbeitet wird und ältere Versionen ordnungsgemäß archiviert werden.

 

Zu jeder Zeit gültige Dokumente direkt am Prozess verknüpft

 

Viele wichtige Informationen befinden sich in prozessbegleitenden Dokumenten:

  • Prozessbeschreibungen
  • Verfahrensanweisungen
  • Richtlinien, Gesetzestexte & Normen
  • Checklisten und vieles mehr

BIC ermöglicht eine einfache Verknüpfung von Prozessen mit den dazugehörigen Dokumenten und vereinfacht die Pflege dank einer Vielzahl intelligenter Funktionen, wie z.B. der Massenpflege von Dokumenten und einer einfachen Uploadfunktion. So halten Sie Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellsten Stand.

 

Verwalten Sie Ihre Dokumente einfach und sicher

 

Mit BIC Document behalten Sie ganz leicht den Überblick, wer für ein Dokument verantwortlich ist und welche Gültigkeit es hat. Vorhergehende Versionen werden automatisch ordnungsgemäß archiviert. BIC Document ist eine innovative Lösung speziell ausgerichtet auf die Anforderungen des Prozessmanagements. Mitarbeiter können Dokumente über das Prozessportal eigenständig hochladen, sofern Sie die Berechtigung dazu erhalten. Berechtigungen lassen sich in der Software leicht administrieren. So arbeiten Ihre Kollegen jederzeit mit gültigen Dokumenten.

 

Vollständige Integration des DMS in das BPM System

 

Das Dokumentenmanagementsystem ist vollständig in BIC Platform integriert. Das hat für Sie entscheidende Vorteile:

  • Keine Schnittstellen oder Systembrüche
  • Zuordnung der Dokumente direkt im Prozessmodell
  • prozessbasierte Steuerung und Lenkung der Dokumente
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit für Prozesse und Dokumente in einem System
  • Vollständige Integration im Prozessportal (Dokumentenupload über Prozessportal möglich)

 

Der einfachste Weg gelenkte Dokumente zu managen


Laden Sie Dokumente über das Modellierungstool BIC Design oder direkt über das Prozessportal BIC Portal hoch.

Ordnen Sie Ihre Dokumente den jeweiligen Prozessen zu.


Legen Sie Verantwortlichkeiten und Gültigkeitsbereiche und –zeiträume fest.

Vor Veröffentlichung wird das Dokument zur Prüfung und Freigabe an den Verantwortlichen versendet.


Nach der Freigabe wird das Dokument direkt in BIC Portal angezeigt.

Alle Dokumenten werden in BIC Document versioniert.


Vorhergehende Versionen werden in BIC Document gespeichert.

Benachrichtigungsfunktionen unterstützen Sie bei der Pflege der Dokumente z.B. wenn ein Dokument seine Gültigkeit verliert.


     

    MS Sharepoint® Integration
     

     


    BIC Platform verfügt über umfangreiche Integrationsmöglichkeiten zu MS Sharepoint. Dadurch wird eine komfortable Nutzung von Prozessen und Dokumenten ermöglicht. Die Integrationsmöglichkeiten beziehen sich auf
    • Prozess- und Portalintegration in MS Sharepoint
    • Dokumentenintegration von MS Sharepoint und BIC
    • Prozess und Dokumentenlenkung
    • Verwendung einer gemeinsamen Suche
    • Nutzung von gemeinsamen Berechtigungskomponenten (SSO, LDAP..)
    (MS Sharepoint® Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern.)

    Prozessintegration in MS Sharepoint Das BIC Prozessportal kann einfach und komfortabel in MS Sharepoint integriert werden. Die Inhalte des Prozessportals können über permanente Links, als Webpart oder mit dem BIC Offline-Portal sogar als Micro-Site integriert werden.

    Dokumentenintegration von Sharepoint zu BIC In BIC Design können beliebige Dokumente als Objekttypen angelegt und angezeigt werden. Eine einfache Verlinkung zu Dokumenten in MS Sharepoint ist mittels URL möglich. Damit wird sichergestellt, dass immer auf die Originalquelle im MS Sharepoint zurückgegriffen werden kann und keine redundanten Dokumente im Unternehmen existieren.

    Prozess- und Dokumentenlenkung Die integrierte Governance-Engine in BIC ermöglicht die Lenkung von Prozessen und Dokumenten. Es besteht die Möglichkeit Dokumente, die in Sharepoint abgelegt sind mittels Workflow zu lenken. Die Workflows sind mehrstufig möglich. Eine vollständige Integration der Metadaten kann ebenfalls realisiert werden.

    Verwendung einer gemeinsamen Suche Die Suche wird in integrierten Managementsystemen immer bedeutender und stellt eine elementar wichtige Funktion für die Anwender in Unternehmen dar. Die SharePoint-Schnittstelle „Federated Search“ ermöglicht die vollständige Suche von Prozessen und Dokumenten in einer Umgebung.

    Nutzung von gemeinsamen Berechtigungen BIC beinhaltet im Standard vorkonfigurierte Infrastrukturkomponenten wie ActiveDirectory, LDAP und SSO. Damit wird eine komfortable Tool-übergreifende Benutzung der Inhalte nach Berechtigungsvorgaben ermöglicht.

     

    Vereinbaren Sie noch heute einen Termin zur Klärung Ihrer individuellen Anforderungen.

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